۷ راز برای مدیریت بهتر زمان

آیا برنامه زندگی شما خیلی فشرده است؟ آیا روزهای شما پر از جلسات، فعالیت های شغلی، برنامه ریزی برای کارهای روزمره و تکراری است و در مدیریت زمان خود با مشکل مواجه هستید؟ آیا وقتی روز به اتمام می رسد، با خود فکر می کنید که انگار به هیچ کاری نرسیده اید؟ آیا شرایط کاری شما بر زندگی خانوادگی شما نیز اثر می گذارد؟

آیا آرزو می کنید که یک بار و برای همیشه زمان خود را مدیریت نموده و بتوانید زندگی خود را بهتر اداره کنید، به جای اینکه زندگی شما را اداره کند؟

شما تنها نیستید! اجازه ندهید گذر زمان موجب فشار عصبی و ناامیدی در شما شود. در این مطلب با 7 راز برای مدیریت بهتر زمان آشنا می شوید تا بتوانید زمان خود را به راحتی مدیریت کنید و در انجام کارهایتان فرد موفق تری باشید.

راز اول: اولویت بندی کنید (برنامه های خود را اولویت بندی کنید)

چه چیزی برای شما از اهمیت زیادی برخوردار است؟ توسعه یک تجارت جدید؟ دریافت ترفیع؟ رها کردن کار درست راس ساعت مقرر؟

شما باید بر اولویت های خود تمرکز کنید، مواردی که برای شما بیشترین اهمیت را دارند. درواقع اینها “سنگ بناهایی” هستند که شما باید قبل از افزودن مواردی با اولویت پایین به برنامه خود، در نظر بگیرید.

راز دوم: اقدامات خود را نشانه بگیرید.

آیا اقدامات عملی شما با اولویت های شما، که ابتدا آنها را تعریف کردید هم خوانی دارند؟ اگر این گونه نیست و فعالیت های شما با اولویت های شما هم خوانی ندارند، شما دارید زمان خود را صرف موارد غیر ضروری می کنید. هنگامی که مشخص کردید اولویت ها در کار و برنامه ی شما چه هستند، سپس باید لیستی از اقداماتی که قرار است انجام دهید تهیه کنید.

مثلا: (1) روی پروژه جدید خود کار کنید، (2) با 10 مشتری قبلیتان تماس بگیرید، (3) در مورد ارتقا و ترفیع با رئیس، جلسه داشته باشید.

ابتدا به سراغ کارهای اولویت دار بروید. وقتی آنها را تکمیل کردید، سایر موارد را مدنظر قرار دهید. موارد غیر ضروری را دنبال نکنید. اولویت بندی را یاد بگیرید و به فهرست اولویت های خود پایبند باشید. درمورد آنچه اکنون واقعاً باید انجام دهید به خودتان صادق و متعهد باشید.

بیشتر بخوانید: مدیریت زمان با چند راهکار ساده

راز سوم: ذهن خود را متمرکز کنید.

قبل از پا به میدان گذاشتن، ابتدا ذهن خود را متمرکز کنید. آیا وقت بیدار شدن از خواب چند بار به ساعت در حال زنگ زدن ضربه می زنید و سپس به سختی از خواب بیدار می شوید؟ آیا سرانجام پس از بیدار شدن، سریع از رختخواب بیرون می پرید، یک فنجان قهوه می نوشید و از خانه خارج می شوید؟

اینکه چگونه صبح خود را آغاز می کنید، بازتاب نحوه زندگی شماست. به جای بیدار شدن با سختی و عجله، روز خود را با 15 دقیقه تمرکز و آرامش ذهنی، شروع کنید. در این صورت مغز شما کارایی بیشتری خواهد داشت و بهره وری شما در کارهایتان نیز فقط به خاطر انجام همین یک مرحله افزایش می یابد.

بیشتر بخوانید: بهترین روش های مدیریت زمان توسط افراد موفق

راز چهارم: برنامه روزانه خود را سبک کنید.

تصور کنید هنگام صبح ذهن خود را آرام کرده اید و با احساسی خوب و ذهنی متمرکز آماده فعالیت شده اید. اکنون به هفته، ماه و کل برنامه کاری پیش روی خود نگاه کنید و سعی کنید گزینه های غیر ضروری را حذف کنید.

کارهایی که مرتباً انجام می دهید و بیش از حد وقت شما را می گیرند یا شما را خسته می کنند را مرور کنید. آیا شما مجبورید آنها را شخصاً خودتان انجام دهید؟ آیا می توانید آنها را برون سپاری کنید و انجام آن کار را به فرد دیگری بسپارید؟ آیا اصلا این کارها مهم هستند و یا شما فقط بر طبق عادت و بدون فکر آنها را انجام می دهید؟

اولویت هایی را که در راز اول تعیین کرده اید به خاطر بسپارید. حقیقت این است که موارد زیادی در فهرست برنامه های شما وجود دارند که ضروری و مهم نیستند، شما می توانید آنها را به نفع اولویت هایتان حذف کنید. به یاد داشته باشید: فقط به این دلیل که در کاری مهارت کافی دارید، به این معنی نیست که مجبورید آن کار را انجام دهید!

راز 5: کاری را که به تعویق می اندازید، کامل کنید.

لیست کارهای خود را سبک کنید. اگر بگذارید همه کارها جمع شود، مجبورید وقت بیشتری صرف آنها کنید، این موضوع وقت شما را خواهد گرفت و شما را کلافه خواهد کرد.

کاری را انجام دهید که در فهرست روزانه شما باشد. با این کار بلافاصله انرژی شما تقویت می شود و فضای ذهنی بیشتری برای تمرکز بر اولویت هایتان آزاد می شود. سپس مکث کنید و لحظه ای وقت بگذارید تا از رضایت خاطر حاصل از انجام کارها لذت ببرید. همچنین در هفته یک ساعت وقت بگذارید تا کارهایی را که به تعویق انداخته اید به پایان برسانید.

راز 6: برنامه های خود را کامل اعلام کنید.

روزتان را زمانی به اتمام برسانید که کارهایتان را کامل کرده باشید.

رالف والدو امرسون

مشاور بازرگانی تکس جانسون می گوید این مرحله فوق العاده مهم و کلیدی است. اگر با پایان روز روبرو هستید و هنوز 185 ایمیل بی پاسخ در صندوق ورودی شما است، با خود بگویید: “من کارهایم را کامل می کنم.” با این کار سیگنالی به مغز شما ارسال می شود که کار شما هنوز ادامه دارد، در اینصورت آماده انجام باقیمانده کارها می شوید. روزهای شما ممکن است گاهاً به دوازده ساعت، چهارده ساعت و یا حتی بیشتر برسد. در این صورت حتما برای بقیه زندگی خود نیز زمان بگذارید آنگاه شما فردی خوشحال تر و سازنده تر خواهید بود.

راز 7: قبول کنید که نمی توانید همه کارها را یک باره انجام دهید.

ممکن است شما بگویید: من می خواهم تمام کارها را هم اکنون انجام دهم! موافقت با این مسئله دشوار است. حتی اگر اشتیاق زیادی به کار و زندگی دارید به یاد داشته باشید آنچه را که به عهده می گیرید، می تواند در یک بازه زمانی انجام شود. لزومی ندارد که همه این کار ها به یک باره و همین حالا انجام شوند.

به محض اینکه متوجه شوید و بپذیریدکه اکنون نمی توانید همه کارها را انجام دهید و لزومی هم به این کار نیست، آرامش خواهید یافت و زمان فراغت بیشتری خواهید داشت. آنچه که بیشترین اهمیت را دارد این است که هر کاری را  با بهترین کیفیت انجام داده و سپس به سراغ کار بعدی بروید.

اکنون که با این 7 راز مدیریت زمان آشنا شده اید، زمان آن است که تمرین این مهارت ها را شروع کنید و امروز برای انجام یک، دو یا سه مورد از آنها زمان بندی کنید. در این صورت خواهید دید که نگرانی کمتری خواهید داشت وانرژی کمتری برای مواردی که مهم نیستند صرف خواهید کرد، بدین صورت برای کارهای مهم زندگی وقت بیشتری خواهید داشت.