بیشتر مردم اعتقاد دارند که همیشه در حال کارکردن هستند. در واقع نیمی از آنها واقعا پر مشغله هستند، بقیه اغلب کارهای غیرضروری انجام می‌دهند. بنابراین روزها بیشتر درحال تلف کردن وقت خود هستند.
بیشتر بخوانید: بازدهی و بهره‌وری خود را با این 10 عادت افزایش دهید
حقیقت این است که ما برداشت اشتباهی از تجارت داریم. غالبا فراموش می‌کنیم که می‌توانیم کنترل زمان خود را پس بگیریم و در مدت زمان کوتاه‌تری بهره‌وری بیشتری داشته باشیم. همیشه یک روش هوشمندانه و ساده وجود دارد که می‌توانید در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید و همچنان از روزهای خود لذت ببرید.
در اینجا چند نکته ساده اما قدرتمند برای افزایش بهره‌وری افراد پر مشغله آورده شده است:
1. از لیست کارها استفاده کنید
اگر قبلاً انجام داده اید، عالی است. اما در غیر این صورت، آن را امتحان کنید. این ممکن است قطعه گمشده پازل افراد پر مشغله باشد.
2. هر شب لیست کارهای روز بعد را بنویسید
هر شب قبل از خواب چند دقیقه وقت بگذارید تا همه کارهایی را که فردا باید انجام دهید بنویسید. به این ترتیب صبح در وقت خود صرفه جویی خواهید کرد و می‌توانید فقط به انجام کارهای مهم روز خود بپردازید.
3. لیست انجام کارها را نیز امتحان کنید
این برخلاف کار انجام شده است. عادت‌ها و رفتارهای بدی را که می‌خواهید از آنها اجتناب کنید، یا کارهایی که اغلب خودتان می‌بینید انجام می‌دهید اما بی‌فایده هستند، یادداشت کنید. با این روش بیشتر مراقب آنها خواهید بود و در وقت گرانبهای خود صرفه جویی خواهید کرد. این ممکن است در کوتاه مدت یک پیروزی کوچک به نظر برسد، اما بعد از یک ماه متوجه خواهید شد که می‌توانید زمان بیشتری را به آنچه موثرتر است اختصاص دهید.
4. مهلت تعیین کنید
آزادی و استقلال چیزی است که همه ما بدنبال آن هستیم. کار آزاد، کارآفرینی و کار در خانه مواردی است که بسیاری از آنها را به ما می‌دهد. اما ما کسانی هستیم که باید نظم و انضباط ایجاد کنیم. اگر این کار را نکنیم، حواس پرتی و اهمال کاری بوجود می آید. بنابراین حتی در مواقع ضروری هم مهلت تعیین کنید. قانون پارکینسون را بخاطر بسپارید: کار به گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان موجود برای تکمیل آن را پر کند.
5. MITهای خود را تعریف کنید
اینها مهمترین وظایف شما هستند.اگر نگاهی دقیق به لیست کارهای خود بیندازید، متوجه خواهید شد که برخی از فعالیت‌ها، وظایف و پروژه‌ها از سایر موارد مهم‌تر هستند. آنها شما را به اهداف نزدیکتر می‌کنند، به شما در پیشرفت کردن، کمک می‌کنند. بنابراین لازم است ابتدا روی آنها تمرکز کنید. آنها را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید تا بتوانید اولویت بندی کنید.
6. صبح را اول با موارد بالای لیست شروع کنید
پس از بیدار شدن از خواب (و اگر برنامه روزمره خود را انجام دادید)، بلافاصله روی آنها کار کنید. این به شما انگیزه ادامه کار را می‌دهد، باعث می‌شود احساس مثمر ثمر بودن داشته باشید و احساس موفقیت در اوایل روز به شما می‌دهد. در نهایت اهداف بزرگ زندگی به این ترتیب حاصل می‌شوند. با قرار دادن آنها قبل از هر چیز دیگری و اقدام روزانه نسبت به آنها.
7. وقایع روز خود را مرور کنید
در پایان روز کمی وقت بگذارید و تحلیل کنید که امروز چگونه پیش رفت.به این فکر کنید که هر فعالیت چقدر طول کشید و آیا می توانست سریعتر و بهتر اجرا شود.سپس ، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید عملکرد خود را بهبود ببخشید.
8. قانون 20/80
قانون 80/20 در حقیقت اصل پارتو است و بیان می‌کند که تقریباً 80% از اثرات از 20% از علل ناشی می‌شود.
این را می‌توان در هر زمینه زندگی استفاده کرد. در مورد بهره‌وری و مدیریت زمان می‌توانیم 20٪ موارد موجود در لیست کارهای خود را که واقعاً 80٪ از نتایج را به ما می‌دهد، تجزیه و تحلیل کنیم و بقیه موارد را کنار بگذاریم و زمان بیشتری را برای این کارهای مهم اختصاص دهیم.
9. روی یک مسئله متمرکز باشید
اکثر مردم نمی‌توانند هر بار واقعاً روی یک چیز تمرکز کنند. اما اگر می‌خواهید کارها را سریعتر انجام دهید، این امر بسیار مهم است. بنابراین روی یک مسئله متمرکز باشید. توجه کامل خود را به یک فعالیت معطوف کنید و وقتی کارتان تمام شد به کار بعدی بپردازید.
10. تصمیمات را خودکار کنید
افراد پر مشغله کارهای مهمی دارند، باید کارهایی را انجام دهند، با مردم ملاقات کنند، کارهای روزمره و کارهای دیگر را در خانه انجام دهند. یکی از راه های صرفه جویی در وقت و در عوض سرمایه گذاری آن در کارهای معنادار، خودکار کردن برخی از تصمیمات روزانه است. به عنوان مثال: زمان مشخصی را برای صبحانه، ناهار و شام اختصاص دهید و هر روز همان وعده ها را بخورید. بیشتر افراد وقت زیادی را تلف می‌کنند تا تصمیم بگیرند که چه بخورند و کی آن را تهیه کنند. همه اینها را از بین ببرید تا بتوانید با کمک فرآیند اتوماسیون روی کارهای تولیدی تمرکز کنید.
این یک روش عالی برای ساده سازی زندگی است.
11. بعضی از کارها را به دیگران واگذار کنید
به عنوان مثال، در برقراری ارتباط با مشتری فردی را استخدام کنید و بگذارید کارهای کوچکی را انجام دهد که نیاز نیست حتما خود شما انجام دهید. شما آن زمان را به کارهای بهتر اختصاص دهید.
12. از ابزارهای افزایش بهره‌وری استفاده کنید
ابزارها و نرم افزارهای زیادی وجود دارد (رایگان و پولی) که زندگی را برای شما آسان‌تر می‌کنند. مواردی را که برای شما مناسب هستند پیدا کنید و روزانه از آنها استفاده کنید. یا برای سازماندهی وظایف کاری، برای برقراری ارتباط با مشتری و کارمند/کارفرما، جلوگیری از حواس پرتی، پیگیری مهلت‌های قانونی، مدیریت افراد یا موارد دیگر.
چه روش‌هایی را برای افزایش بهره‌وری می‌شناسید که می‌تواند به افراد پر مشغله کمک کند تا در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند؟
